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Casos práticosCheck-ins

«Fico até tarde a reorganizar os check-ins da equipa para o dia seguinte.»

Como fica o diaOs check-ins de amanhã, organizados e enviados à equipa.

O problema

À noite vejo quem chega amanhã. Uns já disseram a hora, outros não. Vejo quem da equipa está de serviço e distribuo os check-ins para que ninguém tenha dois ao mesmo tempo em casas afastadas.

Depois mando o plano por mensagem. De manhã um voo atrasa, um hóspede muda a hora, e recomeço. Tudo isto com o PMS aberto num lado e as mensagens no outro.

O resultado acordado

Combinamos consigo o que conta como resolvido. Por exemplo: todas as manhãs a equipa recebe o plano do dia, cada chegada tem uma pessoa atribuída e as chegadas sem hora aparecem na véspera. Antes de começar, cronometramos quanto tempo a tarefa lhe leva hoje.

A ferramenta

As chegadas de amanhã, quem faz cada check-in, as horas previstas e o que falta saber. Todas as manhãs, a equipa recebe o plano do dia.

Corre sozinho

  • check-ins · chegadas de amanhã
  • 4 chegadas lidas no PMS
  • horas previstas e quem recebe quem
  • 2 chegadas sem hora · assinaladas

O que chega à equipa

  • Vivenda Alfarroba: o hóspede ainda não disse a que horas chega.
  • Casa da Falésia e Casa do Poço: duas chegadas às 16:00 para a mesma pessoa.

Exemplo ilustrativo. Os nomes das casas e os números são inventados.

  1. As chegadas vêm do PMS

    Quem chega amanhã, a que casa, quantas pessoas e a hora prevista, quando o hóspede a deu.

  2. Cada chegada fica com uma pessoa

    Segundo as regras da sua equipa: zonas, turnos, quem conhece que casa.

  3. O que falta fica assinalado

    Chegadas sem hora, dados em falta, duas chegadas ao mesmo tempo para a mesma pessoa.

  4. De manhã, o plano chega à equipa

    Um email ou uma mensagem com o dia de cada um.

  5. Se algo muda, o plano acompanha

    Uma hora nova ou um atraso atualizam o plano e avisam quem tem de saber.

Pode tornar-se um agente

Todos os dias às 10:00, um agente verifica as chegadas e envia por email o plano do dia à equipa.

O que ligamos

  • O seu PMS
  • Email ou WhatsApp da equipa
  • Google Calendar, se já o usa
  • Claude ou ChatGPT, na conta da sua empresa

Como fica o dia

  • A equipa começa o dia a saber onde tem de estar.
  • As chegadas sem hora aparecem na véspera, a tempo de perguntar ao hóspede.
  • A distribuição segue as suas regras, não as de uma ferramenta.

Onde a equipa decide

Trocar um check-in entre duas pessoas ou aceitar uma chegada fora de horas continua a ser decisão sua.

Também fica até tarde por causa disto?

Em 30 minutos mostramos-lhe como ficaria com as ferramentas que já usa. Se não der para o resolver bem, dizemos-lho.

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